We wcześniejszym artykule „Zarządzanie dokumentami - dokument w formie papierowej” przedstawiliśmy wam zalety wdrożenia poprawnego procesu zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Dodatkowo jak sam tytuł wskazuje przedstawiliśmy różne aspekty związane z prowadzenie dokumentacji w formie papierowej.Postanowiliśmy  po raz kolejny poruszyć ten temat ponieważ jak wynika z naszego wcześniejszego artykułu proces ten jest bardzo istotny.Wszystkich użytkowników którzy nie mieli okazji zapoznać się z naszym poprzednim artykułem dotyczącym tej tematyki ,informujemy iż możecie go odnaleźć w kategorii „Dokumenty”

W tym artykule postaramy się przedstawić wam specyfikę, a także zalety prowadzenia procesu zarządzania dokumentami w formie elektronicznej.

Dokument elektroniczny – jest to zbiór danych wprowadzonych lub przechowywanych na danym odnośniku, które mogą być użyte , odczytane za pomocą  specjalnych urządzeń  takich jak np. komputer.

Możliwości płynące z korzystania  dokumentów w formie elektronicznej to:

-Zredukowanie zatrudnienia, wynika to z łatwości segregacji i porządkowania dokumentów przez specjalistyczne programy – wiele czynności związanych z  zarządzaniem dokumentami jest zautomatyzowanych.

-Możliwość korzystania z repozytoriów ( jest to miejsce w który mamy możliwość gromadzenia naszych danych na zewnętrznych serwerach. Repozytoria to doskonały sposób zabezpieczenia ważnych danych jeśli obawiamy się utraty naszych danych przez awarię komputerów firmowych czy też dysków przenośnych na których przechowujemy nasze dokumenty.)

-Możliwość wykonania buckup-u – jest to  proces w którym mamy możliwość  stworzenia kopi zapasowych naszych danych.

-Dużo lepsza dystrybucja poprzez wykorzystanie poczty elektronicznej.

-Dokument elektroniczny w łatwy i szybki sposób możemy powielić i zmienić na formę papierową.

-Możliwość zaoszczędzenia powierzchni biura – dokument elektroniczny nie wymaga fizycznej przestrzeni do magazynowania.

-Łatwy i szybki dostęp do ważnych dokumentów przedsiębiorstwa w dowolnym miejscu na świecie. Jedynym wymogiem jest dostęp do sieci Internet i oczywiście korzystanie z wcześniej już wspomnianego rozwiązania jaki jest repozytorium lub z tak zwanych chmur.