Państwo w dzisiejszych czasach wymaga od nas  dobrego zarządzania naszymi dokumentami.Jest to pojęcie z którym każdy człowiek miał styczność  w większym lub mniejszym stopniu wynika to z konieczności dbania o swoje interesy przez odpowiednie zarządzanie dokumentami np. wszelkiego rodzaju rachunki , wnioski , dokumenty. W żadnym przypadku proces ten nie obciąża obywatela ponieważ plików tych jest na tyle,że zwykły „kowalski” bez problemu poradzi sobie z organizacją tych dokumentów bez wyspecjalizowanej wiedzy.

Schody rozpoczynają się jeśli weżniemy pod uwagę przedsiębiorstwa , różnego typu organizację, a także instytucje państwowe. Państwo narzuca na właścicieli firm dużo obowiązków wiązanych z obiegiem, a także archiwizacją dokumentów a niedostosowanie się do nich może wiązać się nie tylko z finansowymi ale także prawnymi konsekwencjami.

Odpowiednia dystrybucja a także proces archiwizacji w dużym stopniu usprawnia działanie przedsiębiorstwa, a także wiąże się z  oszczędnością czasu i pieniędzy.

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI – polega na odpowiedniej dystrybucji a także magazynowaniu dokumentów. Wszelkie czynności porządkowe, archiwizacyjne maja na celu zmniejszenie ryzyka zniszczenia, zagubienia dokumentów co niesie za sobą  wiele konsekwencji.Nieodpowiednie zarządzanie dokumentami wpływa niekorzystnie na działanie firmy – zwiększenie zatrudnienia wynikającego z panującego bałaganu.

Podstawowymi rzeczami na które trzeba zwrócić uwagę to :

- magazynowane dokumenty nie powinny być wielokrotnie kopiowane

- należy strać się aby  dostępna dokumentacja była aktualna

- procesem zarządzania dokumentacją powinna zajmować się wyznaczona do tego osoba posiadająca odpowiednie wykształcenie lub grupa pracowników jeśli mamy do czynienia z dużym przedsiębiorstwem.

Z najnowszych badań wynika że ponad 80% informacji przechowywanych przez przedsiębiorstwa znajdują się w dokumentach.Dotychczas jedyna znaną formom dokumentów którą posługiwały się firmy był   dokument w formie papierowej.Proces zarządzania dokumentami w wielu aspektach jest utrudniany przez prowadzenie dokumentacji w formie papierowej, wynika to z faktu iż dokumenty te potrzebują fizycznego miejsca do przechowywania, ręcznej segregacji co wiąże się najczęściej z zatrudnieniem dodatkowych osób odpowiedzialnych za te prace. Dodatkowym minusem jest także sama dystrybucja dokumentu.